تعلن شركة زين للاتصالات في الاردن عن حاجتها الى :
Department Professional Team Leader
Job Summary:
You will be performing day to day administrative services and duties, as well as supporting the department’s personnel with overflow of work including handling and transferring incoming calls and mails, performing word processing and data entry tasks in order to ensure meeting the department requirements in a timely and organized manner.
Job responsibilities:
- Handling communication channels through receiving and making multi-purpose calls, responding to received faxes and emails and answering enquiries as appropriate to ensure maintaining effective internal and external communications.
- Managing the direct supervisor’s agenda to ensure timeliness, in addition to liaising with all Department Professionals and other administrative personnel to coordinate visits and meetings.
- Maintaining and coordinating the department’s appointments such as organizing meetings schedules, booking meeting rooms, ensuring conference rooms are well equipped, issuing agendas, following up on attendance, and sending reminders.
- Following up on proper maintenance for the office stations and facilities, as well as ordering and controlling office stationary, equipment, and consumables.
- Generating documents such as letters, minutes of meeting, data sheets, reports, etc. as requested, in addition to handling and maintaining all confidential information in alignment with Zain’s policies and procedures.
- Receiving and greeting guests and visitors to the department, informing concerned party of guest arrival, and making sure that hospitality is provided as required.
- Maintaining and updating lists of contact persons and entities for future reference, as well as archiving all the documents and updating them when necessary.
التعامل مع قنوات الاتصال من خلال تلقي وإجراء مكالمات متعددة الأغراض ، والرد على الفاكسات ورسائل البريد الإلكتروني المستلمة والرد على الاستفسارات حسب الاقتضاء لضمان الحفاظ على اتصالات داخلية وخارجية فعالة.
إدارة جدول أعمال المشرف المباشر لضمان حسن التوقيت ، بالإضافة إلى الاتصال مع جميع محترفي الإدارة والموظفين الإداريين الآخرين لتنسيق الزيارات والاجتماعات.
الحفاظ على وتنسيق مواعيد القسم مثل تنظيم جداول الاجتماعات ، وحجز قاعات الاجتماعات ، والتأكد من أن غرف الاجتماعات مجهزة تجهيزًا جيدًا ، وإصدار جداول الأعمال ، ومتابعة الحضور ، وإرسال رسائل التذكير.
متابعة الصيانة المناسبة للمحطات والمرافق المكتبية ، وكذلك طلب ومراقبة الأدوات المكتبية والمعدات والمواد الاستهلاكية.
إنشاء المستندات مثل الخطابات ومحاضر الاجتماعات وأوراق البيانات والتقارير وما إلى ذلك حسب الطلب ، بالإضافة إلى التعامل مع جميع المعلومات السرية والحفاظ عليها بما يتماشى مع سياسات وإجراءات زين.
استقبال الضيوف وزوار القسم والترحيب بهم وإبلاغ الطرف المعني بوصول الضيف والتأكد من توفير الضيافة بالشكل المطلوب.
الاحتفاظ بقوائم جهات الاتصال والجهات وتحديثها للرجوع إليها مستقبلاً ، وكذلك أرشفة جميع الوثائق وتحديثها عند الضرورة.
Qualifications and Education Requirements:
- Holds a Bachelor's degree of Business Administration or any related
- Minimum 5 years of relevant experience
- Has an International Computer Driving License (ICDL) professional certificate
- Proficient in English speaking and writing
حاصل على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يتعلق بها
لا تقل عن 5 سنوات من الخبرة ذات الصلة
حاصل على الشهادة المهنية الدولية لقيادة الكمبيوتر (ICDL)
يتقن اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة
